Almacenar datos en espacios virtuales permite no solamente tener acceso a los archivos guardados desde cualquier computadora o dispositivo móvil con acceso a internet, sino también compartir la información almacenada con grupos de trabajo y así facilitar el trabajo colaborativo. Adicionalmente, con algunas herramientas es posible trabajar documentos de forma cooperativa, modificando en tiempo real documentos tales como textos, presentaciones u hojas de cálculo. La lista de opciones de almacenamiento por niveles son extensas, pero las capacidades de la aplicación y su propósito varían mucho, así que es imortante identificar sus objetivos, sus razones y los problemas que se quieren resolver antes de que comience una evaluación de la herramienta.